نحوه برنامه ریزی و مدیریت جهت رسیدن به اهداف
آیا در شگفتید که چقدر روزها و ماه ها زود می گذرند؟ از انبوه کارهایی که باید انجام دهید و مقدار کمی که تا به حال به پایان رسانده اید، مضطرب و وحشتزده هستید؟
نگران نباشید، تنها نیستید، همه وضعیتی مشابه شما دارند. ما در دنیایی بسیار شلوغ و پرمشغله زندگی می کنیم که زمان ، اولویتها و انرژیمان در چالش به سر میبرند. واقعیت این است که زمان به اندازه کافی برای همه چیز وجود ندارد و برای انجام همه کارهای هم انرژی کافی نداریم.
همه شما مطمئناً زمانی در طول زندگیتان فکر کرده اید که چه می شد خدا هفته را ۸ روز یا روز را ۳۰ ساعت می آفرید. به نظر خوب است اما اگر آنطور هم بود، ما آن زمان اضافی را هم جذب می کردیم و باز در هم نقطه بودیم.
● ۵ قدم وجود دارد که با مدیریت زمان و به موقع انجام دادن هر کار، میتوانیم به موفقیت بیشتری دست پیدا کنیم.
۱) ارزیابی: واقعاً چه می خواهیم؟ در چه جهتی رو به حرکتیم؟ الان چه می کنیم؟
۲) واقعی شدن: چه چیز واقعاً اهمیت دارد و روی اهداف طولانی مدت ما اثر می گذارد و بیشتر آن را پشتیبانی می کند؟ چه چیزهایی فاقد اهمیت هستند؟ چه چیز حواس و تمرکز من را بر هم می زند؟
۳) برنامه: برای رسیدن به اهدافم چه کار باید بکنم؟ قدم های اصلی برای رسیدن به اهداف کدام ها هستند؟ چطور باید اینکار را انجام دهم؟ چه برنامه یا استراتژی من را متمرکز می کند؟
۴) تمرکز: برای رسیدن به این اهداف، باید چه کسی باشید و از چه ساختارهایی پیروی کنید؟
۵) کنترل/ارزیابی: آیا کارهای کوچک و پیش پا افتاده انجام می دهم؟ آیا وقتم را هدر می دهم؟ چه چیز کار میکند/ چه چیز کار نمی کند؟ چطور می توانم کارهایی که انجام می دهم را موثرتر کنم؟
برنامه با ایده هایی که در فکر ماست شروع می شود؛ ما دوست داریم کاری را انجام دهیم یا چیزی را داشته باشیم. کلید موفقیت این ایده، داشتن برنامه است.
معمولاً ما برای رسیدن به اهدافمان هیچ برنامه ای نداریم و مراحل عملی برای آن در نظر نمی گیریم. اما برای دست یافتن به آنچه می خواهیم باید اقدامات عملی آن را بررسی کرده و برنامه ریزی کنیم.
بعضی وقت ها بعضی ها شروع به برنامه ریزی می کنند و بعد که می بینند برای رسیدن به هدفشان چقدر باید تلاش کنند و چه کارهایی را باید انجام دهند، دلسرد می شوند. بیشتر وقت ها اهداف ما برایمان فقط به شکل رویا باقی می ماند، چون نمی توانیم آنها را به مرحله عمل درآوریم.
برای ایجاد یک برنامه از ابتدا تا انتهای کار، نیاز به نکات مدیریتی است. برای طرح ریزی این برنامه باید ببینید چقدر زمان، انرژی، منابع و شوق دارید.
بعد باید ببینید که رسیدن به این هدف به چه مدت زمان نیاز دارد. معمولاً افراد عادت دارند زمان لازم برای آن کار را کم در نظر بگیرند به همین دلیل هیچوقت موفق نمی شوند.
یادتان باشد، اگر می خواهید چیزی به برنامه تان اضافه کنید، باید "نه" گفتن به کارهای دیگر را هم یاد بگیرید تا بتوانید برای هدف مورد نظرتان جا باز کنید.
▪ قدم اول: ارزیابی
معمولاً آن را واقعیت تلقی می کنیم و صادقانه می خواهیم به این اهداف دست پیدا کنیم. می دانیم که رسیدن به این اهداف چه تغییر شگرفی در زندگیمان ایجاد می کند، به همین خاطر می خواهیم به آنها دست پیدا کنیم.
درصد خیلی کمی از افراد هستند که این سوالات را ارزیابی می کنند، "در چه جهتی رو به حرکتم؟"، "برای رسیدن به جایی که می خواهم چه باید بکنم؟" ارزیابی ابزاری است که به ما این امکان را می دهد ببینیم کجا ایستاده ایم، تصمیم بگیریم که به کجا می خواهیم برویم.
اگر دورنگر نباشیم، نسبت به موقعیت های کنونی واکنش میدهیم. "می خواهم پول بیشتری در بیاورم، می خواهم وزنم را پایین بیاورم، باید فلان معامله را انجام بدهم."
این باعث می شود بدون داشتن هدف و تمرکز، در زندگی سرگردان شویم. باید ابتدا زمان حال را ارزیابی کنیم و بعد آینده را ارزیابی کنیم و ببینیم برای رسیدن به آنجا چه باید بکنیم.
▪ قدم دوم: واقعی شدن
پس از این باید واقعی شویم. آیا این با جهتی که رو به سوی آن دارید، با اهداف طولانی مدتتان در زندگی، سازگار است؟ اینکار چه چیز عایدتان می کند؟
چه قیمتی را باید بپردازید (با در نظر گرفتن زمان، پول، انرژی، احساسی و ...)؟ آیا می توانید چنین قیمتی را بپردازید؟ اگر واقعاً چنین چیزی را می خواهید، چه چیز اهمیت دارد؟ در راه رسیدن به آن، چه مسائلی فکرتان را منحرف می کند؟
● نکات کلیدی را تشخیص دهید:
ـ ببینید واقعاً رو به چه جهتی دارید و چه چیز شما را به آنجا می رساند.
ـ ببینید برای رسیدن به آن هدف واقعاً چه باید بکنید و آنها را یادداشت کنید.
ـ ببینید برای رسیدن به آنجا به چه کارهای دیگری باید "نه" بگویید. ۳ کاری را انتخاب کنید که دیگر نباید انجام دهید. ـ ببینید رسیدن به این هدف چه قیمتی دارد و بنویسید چطور می توانید آن قیمت را پرداخت کنید.
ـ ۵ مورد از مسائلی که فکر شما را در راه رسیدن به آن هدف منحرف می کند، شناسایی کنید.
▪ قدم سوم: برنامه
در مرحله بعد باید برای رسیدن به هدفی که میخواهید، برنامه بریزید. از نکات کلیدی که در قسمت قبل عنوان شد استفاده کنید و ایده های دیگری را که فکر می کنید برای رسیدن به آن هدف به آن نیاز دارید را به آن لیست اضافه کنید. چه اقدامات عملی باید پیش گیرید.
یک دقیقه صبر کنید و در ذهنتان روی اهداف طولانی مدتتان تمرکز کنید. همه چیز را به کاملترین شکل تجسم کنید. چه می بینید؟ چه می کنید؟ اعمال و رفتار خود را چطور می بینید؟ حالا دوباره در ذهنتان به عقب برگردید و ببینید برای رسیدن به آنجا چه کرده اید.
▪ قدم چهارم: تمرکز
حالا که نقشه تان را هن طرح ریزی کردید، ببینید برای انجام آن به چه کسانی نیاز دارید؟ دوباره به تجسم فکریتان برگردید و ببینید طی آن پروژه چه دیدگاه ها و نظراتی داشتید؟ چطور آن کار را انجام دادید؟ چه برنامه یا استراتژی شما را روی کار متمرکز کرد؟
یکی از بزرگترین اشتباهاتی که اکثر مردم مرتکب می شوند این است که وقتی نقشه شان کامل می شود، دوباره مشغول کار و درگیری های زندگیشان می شوند و برنامه شان را به کلی فراموش می کنند.
وقتی برنامه تان را تنظیم می کردید، نگاهتان به تصویر بزرگ بود. وقتی مشغول درگیری های زندگی هستید، نمی توانید ببینید که پیش رویتان چیست، مگر اینکه برنامه و نقشه تان را به خوبی دنبال کنید.
▪ قدم پنجم: کنترل
هر از گاهی به عقب برگردید و کارتان را ارزیابی کنید. به قدم اول برگردید. چه می کنید؟ چه چیز خوب کار می کند و کجای کارتان می لنگد؟ آیا به خوبی نقشه تان را دنبال میکنید؟
بهترین اصلاحات لازم را اعمال کنید. هدف طولانی مدتتان را همیشه در ذهن داشته باشید و مداوم کنترل کنید که اهداف کوتاه مدتتان با هدف طولانی مدتتان یکی باشد.
رفتارتان را ارزیابی کنید. رسیدن به اهداف بزرگ کار بسیار دشواری است. اول نقشه بکشید و تمرکزتان را روی اهداف کوتاه مدتی بگذارید که شما را در رسیدن به هدف اصلیتان کمک کند.
● خط آخر
چالش اصلی حفظ نظم، تمرکز و ترتیب در این استراتژی هاست. هدف اصلی و بلند مدتتان را تشخیص دهید، واقعگرا باشید، نقشه بکشید، ساختارهایی برای حفظ تمرکز فکریتان ایجاد کنید و کارتان را کنترل کنید. برای برنامه تان زمان بگذارید و روند کارتان را مداوم کنید.
اگر واقعاً در این اهداف جدی هستید، همین امروز دست به کار شوید. برای رسیدن به موفقیت از متخصصین ویژه هم می توانید کمک بگیرید. باید محیط مناسب را برای فعالیت خود آماده کنید. با این اقدامات است که می توانید به موفقیت دست پیدا کنید! پس عجله کنید.
فکر کنیم ، گوش کنیم ، حرف بزنیم
به نظر می رسد مردان و زنان نه تنها در گوش دادن بلكه هیچگاه در روابطشان هم درست عمل نمی كنند.شما می بینید عدم توانایی در برقراری ارتباط یكی از دلایلی است كه بسیاری از روابط و ازدواج ها را با شكست روبه رو می كند.
عدم توانایی در شنونده بودن یكی دیگر از دلایل اصلی عصبانی شدن مردم از یكدیگر است. گاهی فكر می كنیم كه حرف زدن بیشتر به نفع ماست تا گوش دادن. یكی از بزرگترین مزایای حرف زدن این است كه فرصت كنترل افكار و اعمال دیگران را فراهم می كند.
دلیل دیگر این كه مردم به حرف زدن بیشتر از گوش كردن تمایل دارند این است كه فكر می كنند بدین ترتیب احترام و تحسین دیگران را به دست می آورند و اگر ساكت بمانند گوشه گیر و بی ارزش به نظر می رسند.
اما واقعیت این است كه اگر می خواهید دیگران را به وسیله كلمات جذب و متقاعد كنید(خصوصا همسرتان را)اول باید ببینید چه می گویند. دلیل اصلی اینكه ما شنونده خوبی نیستیم این است كه:
۱) گوش دادن نیازمند تغییرات جسمی است، وقتی كه فردی به دیگری گوش فرا می دهد یكسری تغییرات در بدن وی صورت می گیرد. شنوایی افزایش می یابد دمای بدن بالا رفته و تنفس سریع تر می شود. البته اگر به تمام این تغییرات توجه كنید در حقیقت به آنچه كه دیگران می گویند توجه نخواهید داشت.
▪ نكته:
برای جلوگیری از حواس پرتی در نتیجه به رفتار خودتان نسبت به آنچه كه دیگران می گویند هوشیار باشید و روی پیام حرف هایشان تمركز كنید.
۲) افكار سریع، انسان قادر است واژه ها را سریع تر از آنچه می تواند صحبت كند بفهمد. یك فرد عادی می تواند در دقیقه تا ۶۰۰ كلمه راپردازش كند در حالی كه نرخ تكلم همین فرد حدود ۱۲۵ تا۱۵۰ كلمه در دقیقه است.
بنابراین از آنجایی كه مغز ما كلمات را سریع تر از آنكه بیان كند پردازش می كند و می فهمد وقتی پای صحبت كسی می نشینیم علاوه بر آن كه می توانیم متوجه حرف های او باشیم وقت اضافی زیادی هم برای افكار شخصی خود در اختیار داریم.
▪ نكته:
به جای این كه از این فرصت اضافی برای رد یا تقابل با صحبت های همسرتان استفاده كنید عقاید، شكایات یا بازتاب های وی را درك كنید.
۳) فرضیات غلط، اغلب اوقات مردم، گوش نمی كنند چون فكر می كنند آنچه كه دیگری می خواهد بگوید را می دانند یا اینكه موضوع به قدری پیچیده است كه متوجه آن نخواهید شد یا آنقدر مهم نیست كه به آنها گوش دهند.
▪ نكته:
. قبل از اینكه صحبت فرد به پایان برسد در مورد او قضاوت یا ارزشیابی نكنید. قبل از این كه در مورد همسرتان قضاوت كرده باشید بكوشید عقایدش را بفهمید. اول خوب گوش كنید و مطمئن شوید كه فهمیده اید و سپس ارزشیابی كنید.
۴) گرفتاری های شخصی، وقتی خیلی در فكر مشغله های شخصی خود باشیم باعث می شود نتوانیم فرایند گوش دادن را به درستی انجام دهیم.
بعضی وقت ها به گونه ای تحت فشار قرار می گیریم یا نگرانی هایی در ما وجود دارد كه مانع از آن می شود كه روی پیام صحبت های دیگران تمركز داشته باشیم.
▪ نكته:
به جای این كه برای بی ادبانه جلوه نكردن رفتارتان وانمود كنید كه دارید به همسرتان گوش می كنید باید به او بگویید كه در حال حاضر مسایل و نگرانی هایی در ذهن شما وجود دارد كه نمی گذارد با دقت به حرف های او گوش كنید. ممكن است با گفتن این مساله حالا او شنونده حرف های شما شود.
۵) تعداد زیاد صحبت كننده ها، ما زندگی پرمشغله ای داریم. هر روز به همسرانمان، فرزندانمان، والدینمان، خواهر و برادرانمان، معلمانمان ،همكارانمان، رسانه ها، همسایه ها، فروشنده ها و حتی غریبه ها گوش می دهیم.
غیرممكن است كه بخواهیم به تمام آنها و پیام حرف هایشان به دقت گوش دهیم. بنابراین گاهی اوقات نیاز پیدا می كنیم توجهمان رامعطوف به چیزی نكنیم. یا به صورت گزینشی به پیام ها گوش كنیم تا بتوانیم به مهم ترین آنها توجه كنیم.
▪ نكته:
حق تقدم در گوش دادن را به آنهایی بدهید كه برای شما عزیزترند و یا آنهایی كه طبق روال زندگی با آنها سر و كار دارید مثل همسر، فرزندان، خانواده، همكاران و رییسان. كم توجهی را برای وقتی بگذارید كه تلویزیون تماشا می كنید یا رادیو گوش می دهید.
۶) حواس پرتی، پزشكان را به آن پارازیت خارجی می گویند. صدای بلند تلویزیون در پس زمینه، موسیقی، محاوره دیگران ( در پس زمینه) ترافیك، شرایط جوی و نظایر آن می توانند بر قابلیت گوش دادن شما تاثیر بگذارند.
▪ نكته:
اگر می بینید كه نمی توانید درست به همسرتان گوش كنید یا تمركز روی صحبت های او مشكل است، سعی كنید عوامل حواس پرتی را كاهش داده و یا از بین ببرید، تلویزیون را خاموش كنید، پنجره را ببندید ، صدای موسیقی را كم كنید و یا به مكان ساكت تری بروید.