نکاتی در مورد محل مذاکرات

در تصمیم گیری برای محل مذاکره، قبل از هر چیز باید به هدف ها و استراتژی هایی که برای مذاکره در نظر گرفته اید توجه کنید. با توجه به نوع اهداف و استراتژی ای که دارید، می توانید مکان خودتان، مکان طرف مقابل یا یک مکان بی طرف را برای مذاکره برگزینید.

۱ مذاکره در محل خودتان

وقتی مایل به تمام کردن قرارداد و دریافت موافقت نهایی هستید، بهتر است مذاکره را در محل خودتان انجام دهید. وقتی مذاکره در مکان شما برگزار شود، به خاطر آشنایی با محیط، در دسترس بودن اطلاعات، وجود اصل حمایت همکار و تسلط و اشراف روانی بر فضا، موقعیت و اعتماد به نفس شما تقویت شود. همچنین اگر محل شما جایی خوب و با پرستیژ باشد، باعث تاثیرگذاری و القای اعتبار شما به طرف مذاکره و جلب راحت تر حس اعتماد و توافق وی خواهد شد. مزیت دیگر مکان خودتان برای مذاکره، کنترل رفت و آمدها و تماس های تلفنی است. در ضمن در زمان تنفس، نیز پذیرایی مناسب از مهمانتان برای شما امکان پذیر خواهد بود.

ولی انتخاب مکان خودتان برای مذاکره مشکلاتی نیز دارد. یکی از این معایب این است که در این صورت امکان به تاخیر انداختن مذاکره در صورت برخورد با موارد ناگهانی و نامطبوع برای شما وجود ندارد. وقتی مذاکره را در محل خودتان برگزار می کنید، دیگر نمی توانید برای بررسی پیشنهادات ناگهانی طرف مقابل وقت بخواهید و از تکنیک به تعویق انداختن مذاکره استفاده کنید. یک مشکل دیگر این کار، احتمال لو رفتن برخی اطلاعات شما است، زیرا با حضور مهمان در محل کارتان، وی امکان مواجهه با آرشیو اطلاعات، نام های موجود روی پرونده ها، نامه ها و فکس ها و مواردی از این قبیل را پیدا می کند.

۲ مذاکره در محل طرف مقابل

معمولا در مواردی که می خواهید شرکت خود را معرفی کنید یا جلسات اولیه و توجیهی پیش مذاکرات را انجام دهید، بهتر است مکان طرف مقابل را برای برگزار کردن مذاکره انتخاب کنید. این کار یک ابزار خیلی مفید برای فهمیدن میزان اعتبار وی نیز می تواند باشد. مزایای دیگر انتخاب محل طرف مقابل نیز مشابه برخی معایب مذاکره در محل خودتان است. به عنوان مثال شما در مورد کار وی اطلاعاتی را به دست خواهید آورد، به علاوه چون میزبان نیستید، امکان به تعویق انداختن زمان مذاکره به دلایلی از قبیل کامل نبودن مدارک یا وقوع موارد ناگهانی وجود خواهد داشت.

به همین ترتیب با انتخاب جای طرف مقابل برای مذاکرات، از برخی مزایای محل خودتان برای این کار محروم خواهید شد، مثلا دیگر روی ورود و خروج یا تماس های تلفنی کنترلی ندارید و نمی توانید در تعیین فضا و محیط گفتگو، مواردی مثل سالن یا میز و صندلی مذاکرات را مطابق میل داشته باشید.

گاهی پیش می آید که در مواردی که به محل طرف مقابل برای اجرای مذاکرات می روید، متوجه می شوید در برابر نور یا تصویری اضطراب آور قرار گرفته اید.

معمولا این کار برای این انجام می شود که از میزان تسلط و حضور ذهنتان کم شود و با تضعیف طاقت و تحمل شما برای انجام مذاکره ای طولانی، احتمال امتیاز دادن بیشتر به قصد خلاصی از موقعیت نامطبوع از سوی شما بیشتر شود. اگر چه این کار چندان کار درستی نیست ولی به دفعات از آن در مذاکرات استفاده شده است. بنابراین لازم است که از قبل در برابر چنین موقعیت هایی آماده باشید و در صورت پیش آمدن این موارد، به طور روشن از طرف مقابل بخواهید که مثلا پرده را بکشد یا به نحوی، شرایطی را که برای شما نامطبوع است تغییر دهد، یا اینکه محل را عوض کند. توجه داشته باشید که صراحت در بیان این موارد و درخواست تغییر شرایط نامطبوع، به هیچ وجه دور از ادب و نزاکت نیست و برعکس نشانه حرفه ای بودن و تجربه و اشراف شما بر روند مذاکره است و حتی می تواند اعتبار شما را نزد وی افزایش دهد.

توصیه می شود چنانچه در حین مذاکره و صحبت شما، تلفن طرف مقابل زنگ بخورد یا نامه ای رد و بدل شود، به مذاکره ادامه ندهید. در این وضعیت اگر از شما درخواست ادامه صحبت شود در حالی که هنوز تلفن یا آن شرایط پابرجاست، نباید قبول کنید. بهتر است سکوت کنید تا توجه کامل طرف مقابل به شما جلب شود یا این که با نوشیدن آب، چند ثانیه ای سکوت کنید تا وی به عملش خاتمه دهد. این کار باعث می شود که از اهمیت و اعتبار شما در مذاکره کاسته نشود، زیرا هنگامی که طرف مقابل در مذاکره با شما همزمان کاری دیگر نیز انجام دهد، به نوعی این موضوع القا می شود که گفت و گو با شما چندان حائز اهمیت نیست. نباید با قبول این شرایط، این موضوع را تایید کنید.

همچنین در صورتی که مواردی که گفته شد توسط وی تکرار شوند، از او بخواهید ابتدا کارش را انجام دهد و سپس به مذاکره ادامه دهید یا این که با تکرار مجدد، اعلام کنید که می توانید مذاکره را در زمان دیگری انجام دهید یا این که در صورت لزوم پیشنهاد دهید مذاکره را تمام کنید. دقت کنید که تکرار این موارد یک ترفند مذاکراتی است و به قصد پایین آوردن مواضع طرف مذاکرات انجام می شود.

۳ مذاکره در محل بی طرف

گاهی پیش می آید که هیچ کدام از دو طرف در مورد تعیین مکان یکی از طرفین برای برگزاری مذاکرات به توافق نمی رسند، یا این که طرفین سر یک موضوع مناقشه و اختلاف زیادی دارند، ولی نمی خواهند مذاکره انجام نشود. در این موارد استفاده از محل ثالث برای مذاکرات توصیه می شود. یک ویژگی مهم محل ثالث که باید مد نظر قرار دهید این است که این محل به هیچ کدام از طرفین وابستگی نداشته باشد و اصطلاحا جایی کاملا بی طرف باشد؛ البته نباید این مطلب را از نظر دور داشت که برای انجام مذاکرات غیررسمی و دوستانه نیز، مکان های ثالث و بی طرفی مانند لابی هتل ها یا جاهای مشابه، مورد استفاده قرار می گیرند.

روش های تاثیر گذاری در اولین برخورد !

فقط یک لحظه – شاید حدود سه ثانیه – طول می کشد تا کسی که شما را برای اولین بار دیده ارزیابی تان کرده و مورد قضاوت قرار دهد. در این مدت زمان کوتاه، طرف مقابل بر اساس ظاهر، زبان بدن، رفتار، منش و لباس های شما قضاوت می کند.

شما در هر برخورد جدید مورد ارزیابی دیگران قرار می گیرید و برداشت دیگری شکل می گیرد. تغییر دادن این برداشت اولیه تقریبا غیرممکن است و همین عامل سبب می شود اولین برخورد شما با هر کس بسیار مهم جلوه کرده و تکلیف ادامه این رابطه را معلوم کند.

خواه در زندگی اجتماعی و خواه در محیط کار، مهم است بدانید چگونه در اولین برخورد تاثیر بگذارید. این مقاله نکات مفیدی را برای شما فراهم می کند:

● وقت شناس باشید

کسی که برای اولین بار با شما ملاقات می کند هیچ علاقه ای به شنیدن عذر و بهانه های دیر آمدن شما ندارد. برنامه ریزی کنید که چند دقیقه زودتر در محل حاضر باشید. کمی وقت برای ترافیک احتمالی یا اشتباه در مسیر کنار بگذارید. زود رسیدن خیلی بهتر از دیر رسیدن با سری افکنده است و این اولین قدم برای تاثیر خوب اولیه است.

● خودتان باشید، راحت باشید

اگر احساس ناراحتی کنید یا معذب باشید، طرف مقابل هم عصبی می شود و آن برداشت اشتباه شکل می گیرد. اگر آرام و مطمئن باشید، او هم احساس راحتی می کند و همه چیز مهیای تاثیر خوب شما بر او می شود.

● خودتان را به شکل مناسب نشان دهید

بدیهی است که شکل ظاهری شما از اهمیت بسزایی برخوردار است. برای کسی که اولین بار است شما را می بیند و هنوز با شما آشنا نشده، تیپ ظاهری شما اولین سرنخ است.

این لزوما به این معنا نیست که باید خودتان را شکل فلان هنرپیشه درست کنید تا تاثیر قوی و مثبتی بر طرف مقابل داشته باشید. خیر! باید سر و وضع مناسبی داشته باشید. تصویر زیبای شما به اندازه هزاران واژه ای که از دهان شما بیرون می آید ارزش دارد و ظاهر شما خیلی چیزها را به طرف مقابل می فهماند. آیا ظاهر شما همان شخصیت واقعی شما را نشان می دهد؟

با لباس خود شروع کنید. لباس مناسب برای یک جلسه یا مناسبت خاص چیست؟ پوشاک مناسب برای یک ملاقات کاری چیست؟ کت و شلوار یا لباس راحت و غیر رسمی؟ از خودتان سوال کنید طرف مقابل احتمالا چه لباسی بر تن دارد؟

لباس مناسب برای قرار ملاقات های شغلی و اجتماعی، در کشورهای گوناگون متفاوت است. بنابراین این لباس همان چیزی است که هنگام ماموریت های کاری به شهر یا کشور دیگر، باید مورد توجه قرار دهید. مطمئن شوید که با رسم و رسوم و هنجارهای شهر یا کشور مقصد آشنایی دارید.

در مورد نظافت و آراستگی چطور؟ حفظ ظاهر تمیز و آراسته برای تمام ملاقات های کاری و اجتماعی لازم است. اصلاح کرده و موهای خود را با یک مدل مناسب کوتاه کنید. لباس تمیز و مرتب بپوشید.

مطمئن شوید که سر و وضع ظاهریتان مناسب است و از دیگران متمایز هستید. اصلاح و پوشاک مناسب به تاثیر خوب اولیه کمک کرده وشما را از دیگران متمایز می کند، در نتیجه احساس آرامش و اطمینان بیشتری می کنید. تمام این کارها را انجام دهید تا تاثیر خوب اولیه خود را بگذارید.

● فردیت و شخصیت

خبر خوب این است که شما معمولا می توانید بدون اینکه از کسی تقلید کنید یا فردیت خود را از دست بدهید، تاثیرگذار باشید. بله، برای تاثیرگذاری باید هماهنگ باشید. همه اینها به این موضوع برمی گردد که با موقعیت مورد نظر هماهنگ شوید. اگر ملاقات شما کاری است، لباس رسمی بپوشید. در یک مراسم رسمی، لباس مخصوص بپوشید و متناسب ودرخور همان موقعیت، فردیت خود را نشان دهید.

● لبخند فاتحانه

لبخند بزنید. هیچ چیز مانند لبخند شما نمی تواند تاثیر خوبی بر دیگران بگذجارد. یک لبخند مطمئن و صمیمی، موجب می شود شما و طرف مقابل هر دو احساس راحتی کنید اما زیاده روی نکنید، کسانی که بیش از حد می خندند، چاپلوس ، دروغگو و سبک به نظر می رسند.

● روراست و مطمئن باشید

وقتی می خواهید اولین تاثیر را بگذارید، زبان بدن به اندازه ظاهر شما گویای همه چیز است.

از زبان بدن خود به گونه ای استفاده کنید که اطمینان و اعتماد به نفس شما را نشان دهد. صاف بایستید، لبخند بزنید و تماس چشمی برقرار کنید. با این کار، اطمینان خود را نشان می دهید و خودتان و طرف مقابل احساس راحتی می کنید.

تقریبا همه ما زمانی که می خواهیم برای اولین بار با کسی ملاقات کنیم دستپاچه می شویم و همین عصبی شدن موجب عرق کردن کف دست های ما می شود. اگر عادت های خود را می شناسید، پیشاپیش خودتان را چک کنید. کنترل یک خنده عصبی به شما حس اطمینان می دهد و طرف مقابل را راحت تر می کند.

● مثبت اندیش باشید و در هر حال آرامشتان را حفظ کنید

کم صحبت کردن تاثیر فراوانی دارد. مکالمه بر پایه تبادل کلامی شما شکل می گیرد. پیشاپیش سوالاتی را که قرار است بپرسید آماده کنید یا قبل از ملاقات طرف مقابل، چند دقیقه وقت صرف کرده و درباره او اطلاعات کسب کنید.

آیا وجه اشتراکی با طرف مقابل دارید؟ در این صورت همین وجه اشتراک می تواند موضوع مناسبی برای آغاز کلام و ادامه آن باشد.

● مثبت باشید

نگرش شما، درون شما را برملا می کند. حتی اگر با انتقاد طرف مقابل روبرو شده یا عصبی شدید، نگرش مثبت خود را حفظ کنید. تشنه یادگیری باشید و در کنار لبخند خود، بخواهید که منش خود را حفظ کنید.

● هشیار و مودب باشید

هشیاری و رعایت ادب و نزاکت به تاثیر خوب اولیه شما بر طرف مقابل کمک می کند. در واقع هر چیزی غیر از این می تواند فرصت تاثیرگذاری را از شما بگیرد. پس بهترین رفتار خود را به نمایش بگذارید!

یکی از نکات اخلاقی دنیای مدرن این است که تلفن همراه خود را خاموش کنید. فکر می کنید اگر هنگام ملاقات با یک نفر، تلفنی با شخص دیگری صحبت کنید او چه فکری در مورد شما می کند؟ حق او این است که تمام هوش و حواس خود را به او بدهید. اگر غیر از این باشد، تاثیر ضعیفی بر او خواهید داشت.

● نکات کلیدی

فقط چند ثانیه فرصت دارید که اولین تاثیر را بگذارید و تقریبا غیرممکن است که بتوانید برداشت اولیه طرف مقابل را تغییر دهید. ارزشش را دارد که در مقابل او بهترین باشید با کمی تامل و آمادگی می توانید تاثیر فوق العاده ای بر طرف مقابل بگذارید.