بهره وری نیروی انسانی
در این مقاله به صورت خلاصه به تعاریف، تاریخچه، اهمیت بهره وری و همچنین عوامل مؤثر در ارتقاء ایجاد شرایط لازم برای بهبود بهره وری نیروی انسانی و عوامل مؤثر در کاهش بهر وری نیروی انسانی پرداخته می شود.
۱) مقدمه
تلاش برای بهبود و استفاده مؤثر و کارآمد از منابع گوناگون چون نیروی کار سرمایه، مواد، انرژی و اطلاعات، هدف تمامی مدیران سازمانهای اقتصادی و واحدهای تولیدی صنعتی و مؤسسات خدماتی می باشد. وجود ساختار سازمانی مناسب، روشهای اجرائی کارآمد، تجهیزات و ابزار کار سالم، فضای کار متعادل و از همه مهمتر نیروی انسانی واجد صلاحیت و شایسته از ضروریاتی می باشند که برای نیل به بهره وری مطلوب باید مورد توجه مدیران قرار گیرد.
مشارکت کارکنان در امور و تلاشهای هوشیارانه و آگاهانه آنان همراه با انضباط کاری می تواند بر میزان بهره وری و تعمیر برای بهبود بهره وری بویژه در یک محیط متلاطم و توأم با ناامنی تأثیر گذارد. روح فرهنگ بهبود بهره وری باید در کالبد سازمان دمیده شود که در آن میان نیروی انسانی هسته مرکزی را تشکیل می دهد.
یکی از مهمترین اهداف در هر سازمان ارتقاء سطح بهره وری آن است و با توجه به اینکه انسان در ایجاد بهره وری نقشی محوری دارد درخواستهای او در سازمان اثری کلیدی بجا می گذارد. در این مقاله به صورت خلاصه به تعاریف، تاریخچه، اهمیت بهره وری و همچنین عوامل مؤثر در ارتقاء ایجاد شرایط لازم برای بهبود بهره وری نیروی انسانی و عوامل مؤثر در کاهش بهر وری نیروی انسانی می پردازیم.
۲) تعریف بهره وری
بهره وری عبارت است از به حداکثر رساندن استفاده از منابع، نیروی انسانی و تمهیدات به طریق علمی به منظور کاهش هزینه ها و رضایت کارکنان، مدیران و مصرف کنندگان. تعاریف دیگر، بهره وری نیروی انسانی را حداکثر استفاده مناسب از نیروی انسانی به منظور حرکت در جهت اهداف سازمان با کمترین زمان و حداقل هزینه داشته اند. تر اساس دیدگاه سازمان بهره وری ملی ایران، بهره وری یک نگرش عقلانی به کار و زندگی است.
این مشابه یک فرهنگ بوده که هدف آن هوشمندانه تر کردن فعالیتها برای یک زندگی بهتر و متعالی است. بهره وری عبارت است به دست آوردن حداکثر سود ممکن از نیروی کار، توان، استعداد و مهارت نیروی انسانی، زمین، ماشین، پول، تجهیزات زمان، مکان و ... به منظور ارتقاء رفاه جامعه، به گونه ای که افزایش آن به عنوان یک ضرورت، در جهت ارتقاء سطح زندگی انسانها و ساختن اجتماعی همواره مدنظر صاحبنظران سیاست، مدیریت و اقتصاد قرار دارد.
۳) تاریخچه بهره وری
بهره وری برای اولین بار در سال ۱۷۶۶ میلادی توسط کوتیرنی مطرح شد و در سال ۱۸۸۳ لیتر LITTRE بهره وری را قدرت و توانایی تولید کردن بیان کرد و در سال ۱۹۰۰ ار لی بهره وری را ارتباط این بازده و وسایل به کار رفته برای تولید این بازده عنوان کرد.
۴) اهمیت بهره وری
در عصر حاضر بهره وری را یک روش، یک مفهوم و یک نگرشی در باره کار و زندگی می نامند و در واقع به آن به شکل یک فرهنگ و یک جهان بینی می نگرند، بهره وری در همه شئونات، کار و زندگی فردی، اجتماعی می تواند دخیل باشد و یک شاخص تعیین کننده درآمد سرانه هر کشور است و برای افزایش بهره وری ملی هر کشور باید درآمد سرانه آن کشور افزایش یابد.
۵) عوامل مؤثر بر افزایش بهره وری نیروی انسانی
در تعیین عوامل مؤثر بر بهره وری نظرات متفاوتی وجود دارد و هر یک از دانشمندان و صاحبنظران عواملی را به عنوان عامل مؤثر مشخص کرده اند و به طور اجمال عواملی چون آموزش شغلی مستمر مدیران و کارکنان، ارتقاء انگیزش میان کارکنان برای کار بهتر و بیشتر، ایجاد زمینه های مناسب بطور ابتکار و خلاقیت مدیران و کارکنان، برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق، وجدان کاری و انضباط اجتماعی تحول در سیستم و روشها که نقش حساس و کلیدی دارند، تقویت حاکمیت و تسلط سیاستهای سازمان بر امور، صرفه جوئی به عنوان وظیفه ملی در بهره وری مؤثر می باشد.
ولی تمام مؤلفان این رشته تقریباً در این باب اتفاق نظر دارند که برای افزایش سطح بهره وری تنها یک علت خاصی را نمی توان ارائه نمود بلکه عنوان می کنند که ارتقاء بهره وری را باید معلول ترکیبی از عوامل گوناگون دانست.
الف) رفتار مطلوب و کردار درست رهبران و مدیران: مسئولیت خطیر مدیریت و رهبری باید به افرادی سپرده شود که ضمن برخورداری از ویژگیهای شخصیتی خاص، شیوه های رهبری و مدیریت مناسب را به کار گیرند و از نظر اخلاقی نیز الگو باشند.
فراهم کردن شرایط لازم پیشرفتهای شغلی برای همه افراد
ب) دوره های آموزش ضمن خدمت و آموزش کارکنان: باید دوره های آموزش ضمن خدمت و آموزش کارکنان را به عنوان یک امر حیاتی و مستمر و مداوم تلقی کرد، زیرا تنها از طریق آموزش می توان تلاشهای کارکنان را با امکانات موجود و پیشرفتهای علمی جدید هماهنگ کرد.
باید کلیه وظایف و دستورالعملها و مقررات و قوانین برای کارکنان واضح و روشن باشد و هیچ جای ابهامی برای آنها وجود نداشته باشد.
دادن اختیارات کافی به کارکنان، تا آنها در انجام کارهای خود احساس مسئولیت بیشتری کنند.
در زمان استخدام سعی شود افراد کارآمد و متخصص جذب شوند جهت انتخاب آنها اجرای آزمونهای شفاهی و کتبی ضرورت دارد.
سعی شود تا کارکنان را در تصمیم گیری ها و تدوین اهداف و برنامه ها مشارکت داد. نتیجه این عمل باعث خواهد شد که کارکنان در اجرای فعالیتها احساس مسئولیت کنند و در دستیابی به اهداف سازمانی تلاش بیشتری بروز دهند.
ج)کیفیت بالای زندگی کاری: مفهوم کیفیت زندگی کاری بیانگر اهمیت احترام قائل شدن برای مردم در محیط های کاریشان است.
به طور خلاصه می توان گفت،مواردی که در بالا بردن کیفیت زندگی کاری تآثیر گذار می با شد به شرح ذیل است :
▪ پرداخت مناسب و عادلانه بر انجام خوب یک کار
▪ وضعیت کاری سالم و ایمن
▪ امکان یادگیری و استفاده از مهارتهای جدید
▪ ایجاد انسجام اجتماعی در سازمان
▪ آماده کردن امکانات رشد و پیشرفت و ترقی برای کارکنان
▪ حفظ حقوق فردی
▪ تعادل در تقسیم زمان کاری و زمان بیکاری مجاز
▪ ایجاد غرور کاری و سازمانی
ـ باید از برنامه های گردشی شغلی، غنای شغلی و توسعه شغلی در جهت افزایش توان و مهارت کارکنان و همچنین جهت افزایش اعتماد به نفس کارکنان استفاده نمود.
ـ برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق
ـ تحول در سیستم و روشها که نقش حساس و کلیدی دارند
ـ وجدان کاری و انضباط اجتماعی که عاملی خود کنترلی است.
بهبود و ارتقای بهره وری مستلزم کوشش و تلاش برنامه ریزی شده همه جانبه از سوی افراد و مسئولین ذیربط است که خود نیازمند بهبود شرایط کار و تغییرمحرکه ها و روشهای انگیزشی کارکنان، بهبود نظامها ، قوانین، بخشنامه ها، دستورالعملها روشها، فناوری و غیره می شود.
۶) مهمترین عوامل مؤثر در کاهش بهره وری
مهمترین و عمده ترین عامل کاهش بهره وری منابع انسانی نامتوازن بودن درآمد و هزینه ا ست که مهمترین عامل در انگیزش منابع انسانی است. پس از آن مهمترین عوامل مؤثر در کاهش بهره وری در داخل یک سازمان به شرح زیر است:
▪ وجود تبعیض بین کارکنان (ناشی از ضعف مدیریت)
▪ ناامنی شغلی
▪ موفق نبودن و بی میلی بر برنامه ریزی های میان مدت یا بلندمدت (ضعف مدیریت)
▪ مساعد نبودن محیط کاری مناسب
▪ عدم توجه به نیازهای واجب کارکنان
▪ کنترل نکردن (بی ثباتی در برنامه های کنترلی)
▪ ناهماهنگی رشته تحصیلی و شغلی
▪ استفاده نکردن از تخصص ها در مشاغل مربوط (ضعف مدیریت)
▪ بی برنامگی مدیریت
▪ فقدان کارآموزی (ضعف مدیریت)
▪ ناهماهنگی استعدادهای فردی و شغلی (ضعف مدیریت)
▪ بی کفایتی سرپرست
▪ بی علاقگی به کار فعلی و انتقال پی در پی نیروی انسانی
▪ تورم نیروی انسانی
تقریباً تمامی عوامل کاهش بهره وری نیروی انسانی به ضعف مدیریت ارتباط دارد. در این میان باید رابطه فرد با سازمان ارتباطی متقابل و دوطرفه باشد. مدیریت موفق کسی است که محیط فرهنگی سازمان خود را که عاملی بسیار مؤثر در رفتارهای کارکنان است عمیقاً بشناسد و درک کند و آن را در جهت اجرای برنامه های سازمان بکار گیرد. حقوق و مزایای افراد باید بر اساس ماهیت شغل، تخصص، تجارب و عملکرد افراد در برابر تغییرات و برنامه ها معین شود. اگر عملکرد افراد به دقت ارزیابی نشود و مطابق شایستگی به آنان امتیاز داده نشود یا به تعبیر دیگر افراد شایسته از امتیازات بیشتر در سازمان برخوردار نشوند در آن سازمان به تدریج فرهنگ کم کاری بوجود می آید.
پایین بودن حقوق و دستمزد در ایران در قیاس با شاخص هزینه زندگی در سالهای اخیر موجب کم کاری و یافتن شغل های دوم و سوم شده است که نهایتاً موجب خسته تر شدن نیروی کار، کاهش بازدهی و بروز مشکلات روحی و روانی برای نیروی کار در خانواده های آنها شده است و نتیجتاً بر روی بهره وری نیروی کار تأثیری منفی گذاشته است.
اگر نتوانیم نیازهای رفاهی و معیشتی نیروی کار، نظام شایسته سالاری عدالت و انصاف را بر اساس یک نظام جامع ارزیابی عملکرد در سازمانها عملی سازیم به افزایش بهره وری امیدی نمی توان داشت.
۷) شرایط لازم برای بهبود بهره وری نیروی انسانی در سازمانها
سه عامل کلیدی در موفقیت سازمان ارتباط، تعهد، تداوم هستند.
۷ ۱) ارتباط
برنامه بهبود بهره وری شما نیازمند به حمایتی است که در ارتباط صادقانه و تمام و کمال و همراه با اطمینان بین شما و کارمندانتان بین شما و مدیرتان و بین شما و مشتریانتان – یعنی مردمی که مصرف کننده کالا و یا استفاده کننده از خدماتی هستند که واحد شما ارائه می دهد – وجود دارد.
۷ ۱ ۱) ارتباط با کارمندان
با کارمندان خود رو راست باشید و قبل از پخش شایعات به این ابهامات پاسخ دهید. هنگامی که برنامه در حال اجرا می باشد بازخور را بطور مثبت و سازنده به واحد خود ارائه دهید. در ارتباط با موقعیت سازمان، اطلاعات کارمندانتان را بهنگام سازید. نه تنها سؤالات آنها را پاسخ گویید بلکه نظرات آنان را نیز پذیرا باشید و فرصت ابراز نظر به کارکنان داده شود و در خلال انجام کار آنها را تشویق کنید تا باز خور و نظرات نو ارائه نمایند و در باره مسائل و نیازهای خود صحبت کنند. همیشه مدیر را در جریان پیشرفت برنامه قرار دهید. نیازهای سازمان را تشریح کنید – در برخورد با مسائل با توجه به راه حلهای ارائه شده آماده باشید. افزایش توان کار را مطرح و در هنگام نیاز همکاری کنید.
۷ ۲) تعهد
برای موفقیت در یک برنامه بهبود بهره وری، شما همچنین به تعهد شخصی و قلبی افراد درگیر در برنامه خود نیازمند هستید. ابتدا حسن تعهد خود را بیازمایید. باید قلباً باور داشته باشید که برنامه شما جامه عمل خواهد پوشید. شما و کارمندانتان انسانهای درستی برای انجام این کار هستید و اینکه این برنامه و موفقیت آن برای سازمان شما ضروری و حیاتی می باشد.
تعهد را در میان اعضای گروه از طریق هدفگذاری ؛ طرحریزی ایجاد کنید و تداوم ببخشید. وظایف مناسب افراد را بطور ماهرانه به عهده آنان واگذار نمایید. کار را به کسانی ارجاع نمایید که از عهده انجام آن کار برآیند. پیوسته اهمیت برنامه را در کل و وظیفه هر یک را به طور فردی یادآور شوید. تعهد هنگامی خود را نشان خواهد داد که گروه بر یک بحران فایق آید و این امر فقط بر اثر پیش بینی های انجام شده ممکن می باشد.
از طرف دیگر هیچ چیز مانند شاهد بر باد رفتن زحمات خویش بودن در مقابله با یک مشکل پیش بینی نشده باعث کشتن تعهد نمی شود. سؤال کنید که کجای کار اشتباه است؟ از کجا باید می دانستیم که چنین اتفاقی روی خواهد داد؟ چگونه می توانیم از آن جلوگیری کنیم؟ و ... در طول مدت انجام کار، خود را الگویی جهت دقت و عملکرد کارمندان خود آنگونه که از آنها توقع دارید – قرار دهید. وقتی که تعهد خود را در عمل نشان دادید، آخرین آثار بدبینی نیز در میان افراد شما از بین خواهد رفت.
۷ ۳) تداوم
بهبود بهره وری یک اتفاق نیست بلکه مستلزم داشتن راه و روش خاصی است. بسیاری از سازمانها مشاورانی از خارج استخدام می کنند، برنامه های کامپیوتری آماده و گرانبها خریداری می نمایند، تمام موفقیتهای اولیه را با هیاهوی بسیار اعلام می کنند و این در واقع برای بدست فراموشی سپردن برنامه قبلی بهنگام شروع یک برنامه جدید است.
در نتیجه انتظار بر این است که از این به بعد مدت قابل توجهی را صرف نظارت بر پیشرفت برنامه نمایید. بر اجرای کار، وقوف کامل داشته باشید، در هنگام بروز مشکلات، نیروها را جهت دهی کنید و وقتی که توان افرادتان به سستی می گراید به آنها نیروی تازه بدهید. از شکستهای خود درس بگیرید و هر یک از موفقیتهای خود را تبدیل به یک روش علمی و استاندارد نمائید.
جذب نیروی انسانی
پس در کار انتخاب عاملان خودبیندیش وتنهاپس ازآزمون وامتحان ,آنهارابه کاربگماروازروی هواوهوس وبدون توجه به نظردیگران به کارشان مگیر در اغلب سازمانها به هنگام استخدام و گزینش نیروی انسانی ، فرمهای خاصی جهت کسب حداقل اطلاعات شخصی داوطلبان استخدام ، تهیه شده اند .
هر چند این نکته عمومیت ندارد ولی کسب یا در اختیار داشتن اطلاعاتی که از صحت آنها اطمینان نداریم ، نه تنها کمکی به سازمان نمیکند بلکه موجب گمراهی سازمان نیز میشود . به منظور جلوگیری از انحراف اطلاعات در ابتدا باید دید منظور از کسب اطلاعات پرسنلی به چه منظور انجام میشود ؟ کسب اطلاعات پرسنلی قاعدتا بایستی طی چندین مرحله انجام گیرد، سپس در مرحله تنفس یا در زمان تصمیم گیری برای استخدام ، کلیه اطلاعات در کنار هم قرارداده شوند تا امکان بهره برداری از آنها میسر گردد ...
مرحله نخست در این مرحله یکسری از حداقل اطلاعات برای شناخت داوطلبان استخدام لازم است . متاسفانه کم نیستند سازمانهایی که در همین مرحله نیز مایل هستند تمامی اطلاعات داوطلبان اعم از مشخصات فردی و خانوادگی ، تحصیلات، تجارب کاری ، سوابق علمی و تالیفات و ... را جملگی در یک فرم و در مرحله قبل از مصاحبه استخدامی کسب کنند. اینکار
▪ اولا کمکی به سازمان نمیکند چرا که کمتر مصاحبه کننده ای توانایی به خاطر سپردن تمامی این حجم اطلاعات متنوع از دهها داوطلب استخدام را دارد و در ضمن اگر بر فرض محال توانایی اینکار را هم داشته باشد ، تنوع و حجم این اطلاعات موجب کاهش قدرت تجزیه و تحلیل مصاحبه کننده میشود که در هر صورت منتهی به تنزل کیفیت فرآیند گزینش نیروی انسانی میگردد.
▪ ثانیا در صورت عدم جذب بسیاری از داوطلبان ( که بدلیل محدودیت ظرفیتها ) طبیعتا تعداد قابل توجهی از داوطلبان در اغلب موارد استخدام نمیشوند و این موضوع ( یعنی کسب تمامی اطلاعات اشاره شده در این مرحله ) موجب اعتراض بحق داوطلبان میشود .
بمنظور جلوگیری از این بروز اینگونه مسایل پیشنهاد میگردد که سازمان، در مرحله انتخاب اولیه از بین داوطلبان ، به اطلاعاتی شامل اطلاعات فردی ، تحصیلات ، تجارب و سوابق کاری ، سوابق علمی و شرایط اختصاصی بسنده نماید .
به جهت جلوگیری از اتلاف وقت داوطلبان و سازمان ، پیشنهاد میگردد بلافاصله پس از تکمیل فرم اطلاعات اولیه ،در صورتیکه بنا به تشخیص واحد متولیگزینش نیروی انسانی ، داوطلب برای احراز سمت مورد نظر مناسب تشخیص داده شد ، آزمونهای عمومی هوش و شخصیت از داوطلب بعمل آمده و با در نظر داشتن حداقل نیاز جایگاه سازمانی مورد نظر ، جهت اخذ آزمون های تخصصی احتمالی توسط واحد یا شخص متقاضی نیروی انسانی اقدام گردد و در صورت موفقیت، مجموعه ای از :
▪ اطلاعات اولیه اخذ شده ،
▪ نظر واحد متولی گزینش نیروی انسانی و نتیجه آزمونهای هوش ،
▪ شخصیت و آزمون تخصصی ،
▪ همچنین رتبه هریک از داوطلبان بروی نمودار ،
باطلاع شخص یا واحد متقاضی نیروی انسانی رسانده شود و در صورت صلاحدید واحد یا شخص مزبور ، مصاحبه انجام گردد . همچنین لازم است در هر صورت ، پس از پایان مصاحبه ابتدایی ، نتیجه بطور ضمنی باطلاع داوطل رسانده شود ویا حداقل تاکید شود که در صورت نیاز حداکثر ظرف مدت مشخصی جهت مصاحبه بعدی از داوطلب دعوت خواهد شد . همچنین لزومی به اطلاع داوطلب از نتیجه آزمونهای هوش ، شخصیت و آزمون اختصاصی نیز نمیباشد و در صورت جویا شدن داوطلب نیز ذکر این نکته که نتایج بصورت نسبی و مقایسه ای میباشد ، کفایت مینماید .
لازم است کلیه مراحل بالا در حداقل زمان ممکن و در طی یک جلسه انجام گردد تا موجب اعتراض بعدی داوطلبانی که باستخدام سازمان در نیامده اند ، نگردد . به این منظور لازم است واحد متولی گزینش نیروی انسانی کلیه تلاش خود را مصروف راهبری و اجرای مرتب مراحل فوق نماید.
مرحله مصاحبه استخدامی پس از مصاحبه اولیه ، چنانچه متقاضی نیروی انسانی ، هر تعداد از داوطلبان را مناسب تشخیص دهد ، واحد متولی گزینشنسبت به تکمیل مدارک و جمع آوری اطلاعات این دسته از داوطلبان بصورت متمرکز وبرگزاری مصاحبه استخدامی اقدام مینماید.
لازم است در این مرحله ، اطلاعات ثانویه شامل :
▪ مشخصات دقیق سجلی
▪ وضعیت تاهل ، مشخصات و سوابق تاهل
▪ تعداد و مشخصات دقیق فرزندان وافراد تحت تکفل
▪ وضعیت مسکن و مشخصات دقیق مربوطه ( شامل تملک ، آدرس و کروکی ) از مدت معینی تا بحال
▪ وضعیت و سوابق تحصیلی و مشخصات دقیق مربوط به زمان و مکان تحصیل
▪ سوابق علمی و آموزشی و مشخصات دقیق مربوط به زمان ، مکان، نام استاد یا استاد راهنما یا مسول گروه آموزشی و دلیل نیاز به آموزشها
▪ سوابق و تجارب شغلی مرتبط و غیر مرتبط ، با ذکر دقیق مقاطع زمانی ، مکان ، وظایف محوله ، اقدامات انجام شده ،طریقه آشنایی و علت قطع رابطه استخدامی ، نام فرد یا افراد مافوق
▪ نام ، مشخصات و آدرس معرف یا معرفهایی با ذکر مدت ، نوع و میزان آشنایی ( ترجیحا غیر منتسب )
▪ نام، مشخصات و آدرس بستگان درجه اول همراه با تعهد کتبی و مشروط به بیان واقعیات از داوطلبان دریافت گردد .
همچنین میبایستی به کلیه داوطلبان تصریح گردد که قطعا اطلاعات و مدارک ارایه شده ، کنترل و جهت احراز تواناییهای شغلی پیرامون ایشان تحقیقاتی صورت خواهد گرفت. سپس از داوطلبان ، توسط مقام مسول استخدام سازمان ، مصاحبه بعمل آمده و نتیجه به واحد منابع انسانی اعلام میگردد .
هر چند اطلاعاتی که بلافاصله قبل از مصاحبه استخدامی اخذ میگردد ، دارای دقت تقریبا زیادی هستند ولی برای رفع سوء تفاهم بعدی بهتر است کلیه اطلاعات قبل از اعزام داوطلب به مصاحبه نهایی ، بوسیله واحد متولی گزینش و همراه با داوطلب کنترل شده و مجددا نظر مشورتی واحد متولیگزینش ، ذیل فرم کسب اطلاعات ، قید گردد .
مرحله استخدام هر چندبلحاظ محدودیت قوانین کار و تامین اجتماعی و مقررات تبعی ، شروع بکار آزمایشی داوطلب ، قبل از استخدام رسمی و انعقاد قرارداد ، توصیه نمیشود ، ولی چنانچه بلحاظ نیاز سازمان ، داوطلب بلافاصله پس از طی مراحل گزینش ، مشغول بکار گردد ، لازم است حداقل ظرف مدت ۱۰ روز نسبت به تحقیق در خصوص صحت مدارک ، سوابق و اظهارات داوطلب اقدام و نتیجه باطلاع مقام مسول استخدام سازمان برسد .
در اینصورت پیشنهاد میگردد در صورت مواجهه با موارد متناقض با اظهارات داوطلب یا مخالف مقررات سازمان ، ضمن اطلاع فوری به واحد متقاضی نیروی انسانی ، موضوع با داوطلب در میان گذاشته شده و حل و فصل گردد ، که البته این موضوع منحصرا به سیاستهای سازمان و سبک مدیریت منابع انسانی سازمان مرتبط میباشد.
در پایان ، لازم است اطلاعات ثانویه مستخدم و سوابق تحقیقات گزینش ، در پرونده محرمانه پرسنلی و مجزا از اطلاعات پرسنلی کارکنان که احتمالا در اختیار مدیران و سرپرستان قرارداده میشود ، نگهداری گردند. همچنین لازم است اطلاعات اولیه نیز بصورت ادواری بروز شده و در اختیار سرپرستان یا مدیران مربوطه قرار گرفته و سپس در پرونده پرسنلی کارکنان نگهداری گردد.